「秘書」の仕事って？どんな人が向いているのか

秘書とは、よく聞くもののどんな仕事内容なのでしょうか。
今回は、秘書の具体的な仕事内容に加え、どんな人に向いている職業なのかを解説していきます。

秘書の仕事とは

秘書の仕事とは、主に企業の経営陣や管理職の業務のサポートを行うことです。
その業務は多岐にわたり、ついた上司によって求められる仕事内容も変わるため、上司の希望や好みに合わせて対応することが求められます。
以下に、代表的な秘書の業務内容をまとめていきます。

秘書の仕事内容とは

スケジュール管理

秘書の代表的な仕事の一つとして、上司のスケジュール調整や管理があげられます。
会議や打ち合わせの日程調整や、打ち合わせの会議室を手配したりすることもあります。
また、誰と何の打ち合わせであるのか上司に伝えたり、リマインドを行います。

手配業務

上司が出張する際の新幹線や飛行機など移動手段に加え、ホテルの手配や会食時のレストランの予約など、手配業務は多くあります。
また、それ以外にも取引先への手土産やタクシー、年賀状、お礼状など多岐にわたります。

電話・メール・来客対応

来客があった際は応接室に案内をしたり、電話の取り次ぎやメールチェックなども秘書の仕事です。簡単な内容のメールであれば秘書が返信する場合もありますが、具体的にどこまでを秘書が担当するのかはそれぞれの上司の考え方にもよりますので、対応すべき業務の幅を決めることが大切です。

文書作成業務

作成する文書には経費精算や報告書、打ち合わせの書類など多種類あり、作成に限らず書類の管理や保管、ファイリングも仕事の一つです。
上司が快適に仕事に打ち込めるよう、常日頃から整理整頓し、必要となったときに適切な書類をすぐ取り出せるように整えておきましょう。

秘書に向いている人とは

未経験から募集があることもありますが、PCスキルやビジネスマナーを重要視している場合が多いため、一般事務や受付業務の経験が問われる企業があるようです。
そのなかでも、どんな人に向いているのか、特徴を以下に記載します。

細かい気遣いができる人

上司をサポートするにあたって、細かい気遣いができることは欠かせない条件です。
どうすれば上司が快適に働けるのかを考え、常に先回りしなければ務まらない仕事です。

管理能力に長けた人

スケジュール管理や、文書管理など物事を几帳面に管理できる人でないと難しい仕事です。
また、物事には優先順位があるため、単純に与えられた仕事を順番にこなしていくのではなく、いち早く片付けるべき仕事は何であるのか、常に優先順位をつけて対処する必要があります。

口がかたく胸の内にしまえる人

胸の内にしまうべき情報の分別がつかない人は、秘書の仕事には向きません。
企業の経営者や役員など、責任のある立場の人とともに仕事をしていく上で、外部に漏らしてはいけない情報を知ることもあるでしょう。
口外することで、上司や企業に損害が出てしまうことも少なくないため、どのような状況下でも胸の内に秘めておくことができる人でないと務まらない仕事です。