リモートワークで役に立つ”テキストコミュニケーション”のコツ

新型コロナの影響で、リモートワークを取り入れる企業も増えましたが
お互いの状況が見えない中でのコミュニケーションに課題を感じている人も多いのではないでしょうか。
特に、社内ツールでのチャットやメールなど、声色やトーンが伝わりづらいテキストコミュニケーションに
苦手意識がある方も多いはず。
事実のみを伝えると冷たく感じてしまったり、意図した内容やニュアンスが伝わりにくく
対面のときにはおこり得ない誤解やすれ違いを経験された方も多いと思います。
テキストコミュニケーションによるストレスを減らすコツを紹介いたします。

① なぜテキストコミュニケーションを難しいと感じるのか

テキストコミュニケーションには以下のようなデメリットがあるため、
苦手だと感じる方が多いのではないでしょうか。

・丁寧に伝えようとすると長文になってしまい要点が伝わりにくい

・端的に伝えようとすると、表情や口調がわからないため微妙なニュアンスが伝わりにくく
相手に冷たい印象を与えてしまうことがある

・相手が情報を受け取っているかわかりにくく、タイムラグが発生することも

しかしながら、口頭とは違い後から見直しが効くことで「言った言わない問題」が解決されるなど
メリットもあるため、しっかりと特徴を理解した上で活用ができれば仕事上のストレスが軽減できるはずです。

② テキストコミュニケーションのポイント

ここでいくつかテキストコミュニケーションを円滑に行うためのポイントをお伝えします。

全文を読まなくても理解できるよう、本題を序盤で端的に伝える。

ぱっと見で優先すべき事案なのか、どのような要件なのかがわかりやすいように先頭に記載し、
詳細はその後に補足することで相手にも伝わりやすい文面を意識する。

主語を明記する

「だれが」「何をするのか」をはっきりとさせておけば、齟齬が減り仕事も円滑に回りやすくなります。
記載がなくお互いに「察してくれるはず」や「わかっているだろう」という思い込みやすれ違いが起こらないよう
回避しましょう。

レスポンスはできるだけ早くする

要件を伝えたのにリアクションが無かったりレスポンスが遅いと、安心感や信頼感を損なうだけでなく
「サボっているのでは？」と疑う気持ちを抱かれてしまいます。
簡単な経過報告でも構わないので、すぐに返信することを心がけましょう。