会議をもっと有意義に。より生産的で効率的な会議にするための基本的ポイントとは

何を話し合う時間なのかをきちんと理解し、必要であれば資料等を事前共有し、情報を整理しておく。
これは会議の大小に関わらず、大前提であり最重要です。
今回は、いつもの会議をもっと有意義なものにするためのコツをご紹介していきます！

目次
1.　無駄な会議にしないために
1-1.　目的明確化と事前の情報整理はマスト
1-2.　役割をしっかり把握する
1-3.　時間は守る
1-4.　参加者は最低限に
1.5.　ITツールを活用する
2.　まとめ

1.　無駄な会議にしないために

1-1.　目的明確化と事前の情報整理はマスト

まずは、会議を行う目的を明確にしましょう。
単なる情報共有や報告であれば、社内コミュニティツールなどでの発信で十分である場合があります。
目的を明確にする際に考える重要なポイントとして、以下の3つがよく挙げられますが知っていますか？

この3つを意識して考えるだけで、会議をする意味がグッと高まります！

さらに会議をスムーズに進めるために、情報の整理を必ず行いましょう。
会議の予定・計画表を「アジェンダ」と言います。
アジェンダには、上記3つのポイントをまとめたものが記載されていて、会議参加者に共有されます。
限られた時間を有効的に使うために、アジェンダを作成するようにしましょう。

1-2.　役割をしっかり把握する

会議に必要とされる役割を考える上で、以下の3つのポジションは外せません。

①ファシリテーター
会議の進行を担当します。
行われる議題に対し、一貫して中立的な立場を取ることが特徴です。
会議そのものには介入せず、散らばった意見をまとめながら次に進め、適切な話題に運んでいく大切な役割です。

②議長
議題の最終決定権を持ちます。
そのためプロジェクトの責任者など、主に上層部が担当することが多いです。
まとめ役を担う点においては、ファシリテーターと似ています。
しかしファシリテーターと議長を同一人物にすると、意見同調が起こりやすく、参加者も思うように発言できない場合があります。
参加者の自由な議論のために、議長は必要な時に必要なだけ助言を呈し、最終的な決定権だけを有することをきちんと意識しておかなければなりません。

③書記
誰がどのような意見を述べ、それに対しどのような意見がなされたのか。
起こった全ての内容を記載します。
会議中はメモを取ることが一般的ですが、書記はメモ程度ではありません。
会議終了後の振り返りの際に参考にする場合も多くありますので、なるべく細かく記録しましょう。

1-3.　時間は守る

会議開始から終了まで、1時間の予定なら1時間で終わらせましょう。
それぞれの貴重な時間を割いているので、効率的に話し合わなければならないことは言うまでもありませんが、他にも会議室の使用時間や次の予約がある可能性も忘れないように。

1-4.　参加者は最低限に

学校の授業で、全クラス共通の授業はあまり集中できなかったけれど、少人数クラスの授業は集中できた記憶はありませんか？
これは、能動的に参加できているかどうかに関わっています。
全クラスの授業では、先生との距離も遠く、その場にいる人も多く、気が散ってしまいがちです。
一方で少人数クラスの授業では、先生との距離も近く、仲の良い友人とも別クラスになってしまったら、授業を聞く以外手持ち無沙汰です。
居眠りをするという選択肢もありますが、いつ先生に解答を指名されるかドキドキする場面も、より多い気がします。
すると先生が言う言葉ひとつひとつに意識が向き始め、今何について話しているのかを把握しようします。
これは会議でも同様。
人数が多い会議＝能動的に参加しにくい会議は、何人かは関係のない話題を話していて、また何人かは上の空で、いつまでもダラダラと続いてしまう恐れがあります。
全員が意見出しできる必要最低限の人数で設定をして、能動的な参加を促しましょう。

1.5.　ITツールを活用する

時間や場所にとらわれない、オンライン会議も積極的に活用していきましょう。
資料やアジェンダを紙で配るのではなく、Web上で閲覧可能にしたり、アンケートツールを用いて多数決をとったりすることもできますね。
オンライン会議は海外にいる人が簡単に参加できることなども、大きな特徴です。
コロナ禍以降、こういったITツールは急速に普及してきたので、どんどん活用していきましょう。

2.　まとめ

「会議をもっと有意義に」いかがでしたか？
誰にでも平等に流れる時間、その中でも勤務時間ですから、有意義に使いたいものです。
出席する場合は、能動的な参加を。
進行する場合は、中立的かつ客観的な立場で。
決定する場合は、全員の意見を聞いた上で多くの人が納得できる決定を。
形式的な会議も単純な報告だけの会議も、今より少なくしていきましょう！
さて。今日の会議は、何のための会議ですか？