転職活動で必須！電話のビジネスマナー

転職活動では、応募企業と電話でのやりとりが必要な場合も多く見受けられます。
応募するだけならネットで完結していても、急な日程変更を依頼したい時や、企業側からの連絡が入り電話対応が必要になることは容易に想像がつきますね。

その時になってから焦らないためにも、電話のかけ方・受け方について知っておきましょう。

①電話がかかってきた時の受け方

企業の採用担当者から電話がかかってくる際には、会社の代表電話以外にも、部署ごとに番号が異なる場合や、担当者の携帯番号からかかってくることがあります。まずは知らない番号でもためらわず早めに出るようにしましょう。

・電話をとったらまず名乗る

相手の出方を待つのではなく、「はい、〇〇です」と自分から名乗りましょう。

・通話中は、ハキハキと明るい声での対応を心がけましょう。

・用件のメモを取る

面接日時など、重要な連絡である場合がほとんどです。忘れないように必ず用件のメモをとっておきましょう。

・通話の切り方

必ず「失礼いたします」と一言添え、相手が切ってから切るようにしましょう。
通話が終わったからといって、相手より先にすぐ切電することはビジネスマナーが不足していると捉えられてしまいます。

②電話のかけ方

不在着信や留守電が入っていた場合には、気付き次第かけ直すことが必要です。メールや留守電を見て、用件が至急でない場合は、忙しい午前中やお昼休憩の時間を除く営業時間内に折り返しましょう。
また、面接に遅れてしまう場合などの緊急的な連絡は、必ず電話で早急に行わなければなりません。

・電話がつながったら名乗り、用件を伝える

企業に電話するときは、必ずしも話したい相手が出るとは限らないため、まず名乗り簡単に用件を伝えましょう。
折り返しの場合は電話があったため折り返した旨を、電話口で伝えましょう。

・相手が不在の場合

タイミングが合わず相手が電話に出られないときは、担当者が対応可能な時間を確認しましょう。その時間にこちらから折り返す旨を伝え、かけ直すようにしましょう。

・お互いに時間が合わず電話が入れ違ってしまう場合

何度もお互いに不在が続いてしまう場合には、メールにて用件を伝えたり、日程調整を行うようにしましょう。