知っておくと安心！ビジネスシーンで相手を気遣う【留守電の残し方】のマナーとは？

応募企業や取引先などに電話をかけても、担当者が不在で留守電に繋がることも考えられます。ビジネスシーンでは、留守電を設定してある場合は不在着信だけではなく、メッセージを残しておくのがマナーです。
しかし、準備をしておかず急に留守電に繋がると、焦ってしまい相手に要点が伝わらず、しどろもどろになってしまう恐れがあるため、事前にまとめておきましょう。

①留守電の残し方

留守電は一般的に30秒ほど残せることが多いですが、端的にまとめて10秒程度のメッセージにすると相手に伝わりやすくなります。
一度きりですぐに録音される場合と、間違えたら再度やり直せる場合がありますが、初めのうちは不安であればメモを用意しておくと安心です。

②用件のまとめ方

・挨拶

「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼いたします」など、まずは挨拶を一言入れましょう。

・誰がかけているのか

「株式会社〇〇の××です」など、聞き取りやすい早さで名乗りましょう。

・何の用件か

「〇〇〇の件でご連絡いたしました」など、何の用件で電話したのかを端的に伝えます。

・折り返しが必要かどうか

火急な場合は折り返しを求めてもいいですが、基本のマナーとしては「再度お電話いたします」と添え、時間を空けて連絡を入れたほうがベターです。
もし、急ぎの用件で相手に折り返しをしてほしい場合には、「恐れ入りますが、お手隙の際にご連絡をお願いいたします」と依頼しましょう。
もし相手がよく連絡を取り合う相手でない場合には、自分の電話番号も一緒に伝えるといいでしょう。

・「失礼いたします」で締めくくる

③留守電のマナー

・騒音や雑音が入るところではメッセージを残さない

相手が聞き取りにくい状況での通話は、留守電に限らず避けるべきです。
急ぎで電話しなければならない際には、必ず「周りが騒がしくて申し訳ございません。」など、一言添えるようにしましょう。

・基本的には1日2回まで

ものすごく急ぎの用件の場合は1日2回以上かけることもやむを得ないですが、基本的に相手への不在着信は2回までにとどめておくといいでしょう。
もし2回目の連絡も留守電に繋がった場合は、「何度も申し訳ございません」と謝罪も入れておくことをおすすめします。

・留守電にメッセージを残したあとは少し待つ

留守電を聞いて先方からすぐに折り返しがある可能性も考え、最低でも5分程度は電話に出られるよう空けておくといいでしょう。

・メッセージが途中で終わってしまった

録音できる秒数をこえて途中で終わってしまった場合は、再度かけ直し「先ほどは失礼いたしました」と続きから録音を入れておきましょう。しかし、1度の録音に入りきらない用件は長すぎるため、次回からはどれだけ長くとも30秒以内に伝えられるように準備しておきましょう。